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企业协同管理的“沙漠”突围之路

2014-11-13 18:39 [管理信息化] 来源于:网销中国
导读:【我从沙漠来】 它来自于沙漠,成长于沙漠,致力于从沙漠到城市的生态环境修复。 在中国第七大沙漠库布其沙漠那里,它修复了6千多平方公里的沙漠绿洲,相当于9个新加坡国

 【我从沙漠来】

    它来自于沙漠,成长于沙漠,致力于从沙漠到城市的生态环境修复。

    在中国第七大沙漠库布其沙漠那里,它修复了6千多平方公里的沙漠绿洲,相当于9个新加坡国土面积的总和,有效控制了1万多平方公里的荒漠化面积,同时解决了10万名农牧民的就业问题。

    在2014年全国工商联发布的“全国民营企业500强”名单中,它位列第70位,总资产达到1000亿元。

    当下,它正主导进行我国西部、北部荒漠化重灾区的生态修复工作,并承建了河北张家口坝上生态屏障和京张生态走廊,如果有一天首都不再有雾霾,或许我们也要感谢它,因为它正在为改善首都的雾霾努力着......

    它是亿利资源集团,致远2014协同应用大赛总决赛的无冕之王,它说:

    “OA系统已成为亿利资源应用广度、深度最好的系统,成为集团每一个员工一天工作的开始和结束。”

    【突围管理困局】

    今天的亿利资源,业务范围涵盖清洁能源、生态修复、天然气,同时还涉足沙漠文化与旅游等产业。截止2014年9月份,集团规模达到8000人,下属分支机构已经超过100家。随着企业的高速发展,机构越来越庞大、业务也越来越复杂,管理困惑一如渐渐壮大的企业泛开涟漪:

    •集团规模庞大,组织结构复杂多变;

    •职责不清、互相推诿,责任难以界定;

    •任务交办等内部流程不清楚、不规范、审批随意性大,产生诸多漏洞;

    •重要通知指令传递速度慢,过程无法控制,结果不能保证,执行力弱;

    •内部沟通缺少统一、有效的渠道,可追溯性差。

    五大管理难点犹如掌中五指,五指不全,出掌则无力,其带来的管理内耗也在无形中蚕食企业发展动力。

    “四年的时间,致远优秀的产品以及持续不断的大力支持为亿利资源带来了管理巨变。”在2014协同管理高峰论坛暨致远软件第四届用户大会,亿利资源代表如是感慨。

    2010年3年,亿利资源牵手致远,引入了A8-M集团版协同管理平台,并以3个月的时间快速完成实施,实现了协同管理平台的快速上线。

    “这里我要与大家分享一些信息:首先是285万,这是我们2013年全年的协同处理数量,这样的统计我们每年都在做。其次,每年我们都会对协同应用最好的部门和应用最多的流程进行跟踪和分析。”如此一来,协同成为亿利资源工作中不可或缺的重要组成部分。

    【高效管理,我有秘诀】

    在协同应用大赛总决赛上,亿利资源也与现场诸多友人分享了其协同应用成功秘诀:

    “一个好的软件只是成功的开始,如何用好这个软件才是成功的关键。这是摆在我们面前的课题,经过3年不断的努力和尝试,我们总结了一套自己的方法。

    我们为OA考核制定了3项KPI考核指标,包括待办事项的处理速度、处理及时率以及无纸化办公达成率,采用了黑红榜的方式将应用最好和最差的企业分别标出,其中的无纸化办公达成率在刚开始是一项重大指标,目前仅作督查处理,原因是我们完全实现了线下流程向线上的转移。经过两年的运行,这3项指标的考核结果都已经处于一个非常稳定的状态,因此,我们将工作重点转移到下一项:流程岗位处理时间的标准化,也就是为流程中每一个岗位设置限定处理时间。

    执行OA考核之后第一个月的考核结果显示:高层的使用情况排名中董事长位列倒数第4名,这引起董事长的很大触动,第二天董事长就召开集团会议敦促全集团提升信息化应用水平,之后每个月,都会重点关注领导们的系统使用情况,经过短短4个月,集团的高层就成为处理效率最高的用户。”

    协同管理平台上线三年后,亿利资源基础协同应用维持在一个稳步提升的水平上,同时,会议管理、人才库管理、外部系统集成三大应用也不断深化:

    (一)会议管理:会议资源集团统一管控,会议决议执行闭环跟踪

    在原有的会议申请、会议通知、工作日历等功能之上,完善了会议决议跟踪与会议工作分配的功能,做到了会议申请有管理、会议召开有通知、会议纪要有记录,会议决议有跟踪,工作任务有日程,实现了会议的全闭环管理,真正解决了会议决议落地难的问题并实现了集团管控。

    •会议申请有管理,集团所有企业的会议室都通过一个界面进行管理,申请会议的人员可以通过日历形式掌握一段时间内会议室的占用情况,提前协调;

    •会议召开有通知,所有参加会议的人员都会在会议发起之后收到通知,并在会议召开之前收到提醒;

    •会议纪要有记录,会议完成后,会议纪要可以以文档的方式上传,供参会人员查看;

    •会议决议有跟踪,在会议决议跟踪功能中,可以查看会议形成的相关文档,向相关人员留言并进行讨论和分派任务,将工作任务导入日程;

    •工作任务有日程,通过会议决议跟踪功能,将系统原有的会议管理功能打通,实现了会议管理的全闭环。

    从2014年1月份至今召开各类会议1184场,开会时间为12151小时,总参会人数为56710人次,会议100%召开,差错率为“零”。

    (二)人才库管理

    在当今日益激烈的市场竞争中,人才的培养、管理、储备决定了企业的未来,也是企业未来的核心竞争力构成的重要因素,人才的储备与管理是企业的重中之重。

    亿利资源在OA中建立人才资源库管理,通过每半年通过专家评选,结合KPI考核结果进行内部的人才评比与选拔,将选拔结果录入OA,每半年进行一次末位淘汰,每个月都安排优秀人才开展讲座,所有的员公都可以自由申请参加内部选拔,不仅方便高层多角度实时掌握人才动态,也实现了对企业员工的精神激励与能力提升。

    此外,在OA人才库中可以按照专业类别、能力级别和部门多角度查询人才分布情况,并且可以穿透浏览人才简历。系统上线一年后,亿利资源成功实现内部选拔经营管理类人才27人、规划设计类33人、工程管理类166人,为集团树立了一批批力量榜样。

    (三)多系统集成:打破信息孤岛,搭建统一平台

    作为一家内外兼修的集团企业,亿利资源不仅注重完善OA平台的内部建设,还兼顾了与外部系统的集成。经过多年信息化建设,亿利资源集团目前拥有22套各类信息系统,通过两年的改造,我们借助OA平台打破了这些信息孤岛,搭建了统一平台,实现多个业务系统的集成,提高办公效率及高管审批效率。

    此外,亿利资源通过OA系统的开放性接口集成了包括ERP系统、合同管理、招采系统等12个业务系统,并与企业邮箱、合同管理、资金管理、网报系统待办集成并实现了无缝跳转,在OA系统中可以看到这些系统中的待办事项,点击就可以直接处理,与企业邮箱的集成可以看到未读邮件数并且直接点击查看和处理邮件。

    如此一来,登录OA一个系统便可看到并处理所有与自己相关的业务,极大提高了办公效率,高管们也得以从繁杂的事务处理中解放出来,员工也有更多的时间处理非事务性工作。

    【协同经典,价值传递】

    今天的亿利资源,从工作效率的提高、业务管理的规范化、现有资源的利用率、无形资产的提升,到办公开支的减少、管理成本的降低,都在彰显OA系统带来的巨大管理价值。

    以流程优化为例:

    “在2012年以前一直是线下处理,申请人填写付款审批单并附相关合同及付款材料,按照所属流程找领导依次审批,由于高管经常开会、出差、申请审批单据的同事较多,最长的时候一个流程两个多月才走完,付款效率十分低,从未按照合同要求完成过。合作伙伴对此多有微词,严重影响了企业形象。

    OA中付款审批单上线之后,所有付款流程线上处理,经过两年的数据沉淀,我们对全集团的所有流程及流程中每个节点的处理情况进行了系统分析,发现该流程仍为集团执行周期最长的流程,平均为26.3天,同时发现重点岗位领导平均审批时间在3~5天,于是我们按照‘最优路径法则’对流程节点进行优化,从8级27个节点优化到6级10个节点,此外对每个节点设置了处理期限(员工为1天,高管为1.5天)与超期提醒,现在仅需一周左右就可以将流程走完列入资金计划,大大提升了付款效率与客户满意度,进一步提升了企业形象。”

    不仅如此,移动应用普及后,高层全部开通移动终端授权,随时随地可以处理公务,受到集团领导一致好评。同时,亿利资源通过开辟真正的集团管控门户,搭建了内部沟通与知识分享平台,对企业文化建设起到了举足轻重的作用。

    “我们取得的成绩,依托于致远的软件,更离不开致远的支持。”

    今天,我们欣喜地看到协同正在强企业组织骨骼,睿企业管理心智。未来,我们也同样将助力亿利资源深化协同应用,打造一个集百美于一体,骨干强硬、枝繁叶茂的沙漠胡杨林。

       关于我们

      致远北京(http://beijing.seeyon.com)是致远软件在北京设立的独立销售服务机构,全面负责北京地区的市场、销售、咨询实施、支持服务等业务,以及渠道和商业伙伴管理,是为用户提供协同管理产品解决方案及协同一体化集成方案的专业化团队,咨询电话:010-51661627,关注“致远北京”官方微信公众帐号(微信号:seeyon-beijing)了解更多协同管理信息。

(编辑:网销中国)

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