怎样进行有效的时间管理？

怎样进行有效的时间管理？

摘要：时间管理是管理者必备的知识，没有有效的时间管理，就很难成为成功的管理者。认识到时间管理的重要性，有明确的目标，掌握常用的时间管理方法，进行有效时间管理，才能成为成功的管理者。

关键字：时间管理，有高效时间管理，时间管理方法

时间管理，说起来很简单，就是计划并控制好自己的时间，而实际操作起来，真正能做到有效时间管理的人并不多。随着职位的晋升，人们会觉得自己的时间越来越不够用，总有计划之外的事情出来，打断自己的工作。也许经常加班，还是有干不完的工作，如果是这样的话，学会进行有效的时间管理是当务之急。

时间管理的本质

对于一个管理者来讲，做好时间管理，是做好管理的前提。每个人都知道生命的可贵，没有人会刻意浪费生命，但却有太多的人在无意识地挥霍自己的时间。实际上，时间管理的对象并不是时间，时间管理的实质是自我管理与生活管理，其管理的对象就是我们的生活，就是我们的生命。管理生命是为了让生命处于一种自知状态，时刻想着人生目标，想尽办法把有限的时间用在真正重要的、有价值的事情上。

时间管理的重要性

古语有云“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，是对时间的有限性和不可控性的真实描述。时间既不能贮存，又不能买卖，也不能转借。任何人、任何国家、任何法律都无法阻止时间前进的步伐，时间不会受制于任何人，也不会同情任何人。人之所以成功，是因为人有一个聪明的大脑，懂得时间管理，能够充分、高效地利用时间，来改变自己的生活和命运。

时间是构成生命的材料。人生就是由短短的几十年所组成，在人的一生中，人最宝贵的财产就我们每天所打发的时间，生命的品质就在于我们如何充分利用时间。因为任何事情的发生都会与时间有关，你需要做的事情无限多，而时间是有限的，如何把自己有限的时间发挥的效能最大，这是时间管理研究的核心问题。

生命的价值在于时间的利用，人在短暂的一生中不可能什么事都去做，所以我们要想把自己的事做好，就要学会有效的时间管理。

如何进行有效的时间管理

 “浪费别人的时间等于谋财害命，浪费自己的时间等于慢性自杀” ，你可能不止一次听到这句职场格言。时间是最宝贵的资产，所以一定要好好管理，决不能随便支配，一个对时间不负责任的人，就是一个对生命不负责任的人。虽然我们不能左右时间前进的步伐，但是我们可以让时间发挥到最高价值。

那么如何才能做到有效的时间管理呢？首先，要有明确的目标。必须清楚地自己工作的目标，到底要什么？每天到底做什么？我为什么而做？只有这样工作才有效，才能在最短的时间内采取最大量的行动，目标明确是时间管理有效的前提。其次，认识到时间管理的重要性。工作是很多的，时间却是有限的，要出色地完成工作必须充分地利用好时间，认识到时间的重要性是进行有效的时间管理的先决条件。再次，有正确的方法管理自己的时间。有很多管理人员，从早忙到晚，不单在工作时间内挤满了各种工作，而且还在工作时间以外寻找时间继续工作，而工作业绩并不好。这样的管理者往往不懂时间管理，他们也许知道时间的重要性，但是不知道怎么管理自己的时间，而被繁杂的工作拖累。本文将在下一部分重点介绍时间管理的方法。最后，教会自己的下属做时间管理。如果你是一个团队的管理者，你精于时间管理，你有必要将这些知识传授给你的团队成员，让团队成员的时间都能发挥最大效能，当然你的团队业绩也会较大进步。

常用的时间管理的方法

懂得有效时间管理的管理者不是把大量时间花于忙乱的工作中，而是用很多时间去做计划、找方法。表面看来，做计划、找方法和考虑问题的时间占用得多了，但实际上从总耗用时间量来计算，却节省了许多宝贵的时间，即压缩时间的流程，充分利用了每个单位的时间。常见的时间管理方法，有如下几种。

1、GTD法

所谓GTD，就是Getting Things Done的缩写，中文意思是尽管去做。GTD的概念最早出现于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》，中文翻译本《尽管去做：无压工作的艺术》。GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作 。

整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织。

组织：组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为下一步行动清单、等待清单和未来/某天清单。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。

回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

执行：现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。

实现GTD的四种工具：

网络： 资源很多，可以直接查找，如 RTM(remember the milk)

计算机：outlook MLO lifebanlance

PDA： MLO(wm版) lifebanlance(Palm)

纸笔：GTD笔记本

2、六点优先工作制法——价值2.5万美元的时间管理方法

六点优先工作制法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

六点优先工作制法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……

艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。

3、帕累托原则法

帕累托原则法也叫二八法则法，是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的，核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。根据帕累托原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：

A 重要且紧急（比如救火、抢险等）——必须立刻做。

B 重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。

C 紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。

D 既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。

4、30秒电梯演讲法

麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训——该公司曾经为一家重要的大客户做咨询，咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。

5、办公室美学

秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度，条理就是效率。简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。

我们应当养成如下良好习惯：

a)         物以类聚，东西用毕物归原处；

b)         不乱放东西；

c)         把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记；

d)         好记性不如烂笔头，要勤于记录；

e)         处理文件的3个环节：第一，迅速回复；第二，迅速归档，以免文件弄乱或弄丢；第三，及时销毁。没用的文件要及时处理掉，以免继续浪费空间和时间。

6、莫法特休息法

“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样，如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。

《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。　　莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。

时间管理的意义

不管是在工作中，还是在学习中，要有成果必须得善于利用自己的时间。学习和工作是无限的，时间却是有限的，所以时间是最宝贵的财富。时间对每个人都是公平的，每个人每天都会有86400s，但是这86400s的利用效率却是极不相同的，进行有效的时间管理的目的是能够节约时间，从根本上提高团队及个人的工作效率。

从现在开始，一步一步进行有效的时间管理，把自己和自己团队的每个人锻造成时间管理的高手，从而使整个团队成为一个高效率运转的团队。如此，你也向成功迈出了一大步，当你成功的时候回首往事，不会因虚度年华而悔恨，更不会因碌碌无为而羞愧。

（编辑：网销中国）