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新冠疫情下媒体邀请有那些注意事项?

2020-11-27 15:31 [新闻稿推广] 来源于:网销中国
导读:今年受新冠疫情影响,很多线下活动被取消,随着疫情得到有效控制线下活动才逐步复苏。 临近年底,各种线下活动开始多起来,不少企业在举办活动的同时希望能有媒体到场进行

 

今年受新冠疫情影响,很多线下活动被取消,随着疫情得到有效控制线下活动才逐步复苏。

临近年底,各种线下活动开始多起来,不少企业在举办活动的同时希望能有媒体到场进行报道,这就需要媒体邀约。

 

一般大型活动的媒体邀约需要提前进行策划,准备各种材料,然后分别跟平面、广电、网络、新媒体等各家媒体进行沟通,一般情况下可以选择电话沟通,而为显正式还需发送媒体邀请函。当然小型活动也可以只邀请网络媒体或电视台,或请小马识途营销机构直接发布新闻进行报道。

 

媒体邀约的价值和作用

 

有些企业提出来,既然可以直接发布新闻,为什么还要邀请媒体到活动现场呢?其实邀请媒体到现场有一些其他的附加值,小马识途媒体顾问简单列举几项。

 

第一、增加活动媒体关注度,现场氛围更好。

第二、媒体到场见证活动,媒体报道更准确、高效。

第三、权威媒体到场上稿率较高,直接发布拒稿可能性大。

企业如何进行媒体邀约

 

一般企业都会有公关经理或市场经理来负责媒体公关事宜,这里小马识途媒体顾问简单分享一下如何进行媒体邀请?

一、媒体公关公司邀约

企业媒体负责人可搜罗一些市面上正规的媒体公关公司,一般公关公司都有提供媒体邀请服务,只需要把自己的需求说清楚就可以了。媒体邀约公司会根据你的需求进行报价,这时候你需要做的就是找几家正规媒体邀请公司作对比就可以了,最终筛选一家你认为可以的就行。

公关代为邀约的优势明显,像小马识途公关组都有专业的流程和服务标准,可对公走账,提供发票,企业公关负责人可以比较省心省事,高效完成活动宣传。但对于企业来讲公关代请会付出更多成本,邀约公司的服务费用支出,媒体车马费支出,要比直接发稿成本高很多,小马识途建议非必要不必邀请媒体到场。

二、个人媒介邀约服务

作为企业的媒体对接负责人,如果您可以找到靠谱的个人媒介工作室,帮忙代请媒体也是可以的。这类工作室或者个人大多都是积累了一定媒体同行资源关系,明白媒体邀请活动的所有流程。成本可能比公关公司会低一些,但是也存在无法对公走账,没有公司保障服务能力稍弱等问题。

 

三、企业自行邀请

企业公关负责人有一定媒体关系的话也可以自营邀请,好处就是比较节约成本,坏处就是对接的工作比较繁琐,企业公关负责人搞活动已经忙得不可开交,再对接媒体邀请撰写稿件可能会顾此失彼。

 

媒体邀约的技巧很重要,既要吸引记者参加,又不能过多透露将要发布的新闻。适当地制造悬念可以吸引记者对发布会新闻的兴趣,但要注意无论一个企业与某些报社的记者多么熟悉,在新闻发布会之前,重大的新闻内容都不可以透漏出去。

此外,小马识途媒体顾问提醒企业媒体邀请时要注意一定需要邀请新闻记者,而不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时,媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系,并做出也可帮助发稿的承诺,此时也必须进行婉拒。

 

企业媒体邀约的具体流程

1.确定活动的时间

媒体邀约的时间必须要精确。媒体到场时间最好比活动时间早30分钟,这样不会太赶,也不会迟到。

2.明确发布会的地址

不管是纸质邀请函还是短信微信通知,发布会地址必须详细,比如某酒店几楼或者是某展位,有记者微信的最好能发定位给他,以小马识途媒介顾问多年的执行经验,这样做,既能节省自己的时间,不至于活动当天媒体老师着急打电话找地方,又能给媒体老师一个好的印象和尊重。

3.提前准备高质量的新闻通稿

对于以营销为目的的新闻报道,主办方最好能够提供媒体通稿。因为自己写的通稿可以全面地展示传播要点。活动现场,媒体记者只需根据自家平台的调性、特点对通稿进行调整润色就能发稿,缩短了撰稿发稿时间。

 

另外,对于不到场的媒体,可以直接根据通稿来发布文章,从而在降低媒体成本的基础上增大传播范围。此外还需要为电视台跟视频网站的老师提供采访人的姓名和职务。

4,接待媒体老师

媒体老师到场签到,讲发布会的物料一并交给媒体老师,包括活动流程,新闻稿以及伴手礼,每场活动,小马识途媒介顾问都会派专人负责接待工作。负责媒体老师到场,签到及采访等事宜。

5,后期宣传报道

媒体邀约结束之后,记者回去之后,原则上是按照事先准备好的新闻稿件在媒体资源上面进行报道,但是受限于某些媒体的标题或者是内容字数以及其他的限制,很有可能会对之前的稿件进行修改。

媒体邀约的注意事项:

 

1.甲方提供活动详细信息,如举办地址,时间,流程等信息,媒体单位会根据活动的情况,决定是否参加(如客户选的媒体不能参加,双方沟通协商替换备用媒体);

2.甲方或乙方准备文字新闻稿件以及图片等资料;

3.网媒,报社记者,没有设备携带;视频网站和电视台的记者才有带台标的麦克风及录制设备。

4.电视台,网络视频媒体: 带设备,现场采访摄制。采访结束后,进行视频内容剪辑,(视频需要甲方提供20字以内的标题)。后期发布时间在3--7天左右,具体以实际发布日期为准。

5.甲方媒体接待人员做好媒体接待,如参加展会,发布会等,甲方提前为媒体人员准备好入场证件,以免耽误活动进程;

6.提前准备媒体签到表及其他各项内容,详情可以咨询小马识途媒体顾问;

7.媒体对活动内容进行评估,并保留发布选择权!

8.为保证活动顺利进行,建议提前一周确定合作,以方便媒体早做安排。

9.提供给媒体的资料,一般以广告手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,再在新闻发布会前发放给新闻媒体。

10.提醒参会人员带好口罩,重点疫情区域的记者或嘉宾不要邀请。

 

企业需要给媒体记者准备的资料:

1、会议议程

2、新闻通稿

3、演讲发言稿

4、发言人的背景资料介绍。(应包括头衔、主要经历、取得成就等)

5、公司宣传册

6、产品说明资料。(如果是关于新产品的新闻发布的话)

7、 有关图片

8、 纪念品(或纪念品领用券)

9、 企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)

10、空白信笺、笔(方便记者记录)

 

后记:

媒体邀约是指企业、政府等单位活动、会议需要媒体进行相关的新闻报道传播,邀请需要的媒体机构出席。小马识途媒体顾问需要提醒企业,媒体邀约和广告合作是不同的,媒体记者是新闻工作者,不同于广告销售,对于是否参加活动媒体有自主选择权,参加活动的媒体对发布稿件的内容也有相应修订权。企业和媒体合作不能只停留在商业利益上,平时企业公关部门要和媒体多互动沟通,在媒体邀约后可以较大限度争取媒体曝光。

(编辑:网销中国)

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