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致远协同OA如何帮助高校“移山填海”

2013-11-15 09:48 [管理信息化] 来源于:未知
导读:百年大计,教育为本。 面对变化的社会环境和培养创新型人才的目标,高校作为培养人才的重镇也在发生着积极的变化。为了提高核心竞争力,越来越多的高校选择用信息化手段来优化自己的组织管理。 教育部在2000年10月做出了建设校园网工程的决定,同时提出数字化校园这个概念,各高校从适应现代化管理的要求和校园信息化管理形势的迫切需要考虑,

 

百年大计,教育为本。

 

面对变化的社会环境和培养创新型人才的目标,高校作为培养人才的重镇也在发生着积极的变化。为了提高核心竞争力,越来越多的高校选择用信息化手段来优化自己的组织管理。

 

教育部在2000年10月做出了建设校园网工程的决定,同时提出“数字化校园”这个概念,各高校从适应现代化管理的要求和校园信息化管理形势的迫切需要考虑,纷纷通过信息化建设,加强科学管理、建设节约型高校。

 

最为学术研究和教学前沿机构,高校管理必须加快现代化进程。校园数字化建设,从协同OA办公系统入手,已经逐渐成为高校管理信息化建设的共识。如今,清华大学、中国政法大学、中国石油大学、中国地质大学、中央音乐学院、北京交通大学、北京语言大学、首都师范大学、北京航天航空大学、烟台大学、东北电力大学、内蒙古农业大学、甘肃政法学院、四川农业大学、成都大学等全国高校系统的数百个学校已经用上了“简单易用、稳定性强、产品成熟、升级规范、品牌可靠”的致远协同OA办公管理系统平台。

 

致远软件十一年专注组织协同管理研究、探索和实践,致远协同OA管理系统以人为中心、以组织行为管理为主线、以工作目标为导向、以业务管控为刚性管理、以知识文化为柔性实力、以协同门户为统一工作桌面、以移动互联为个性化工作入口,针对实际管理重点和难点,帮助高校真正发挥协同价值,破解“文山会海”管理难题,通过智能IT信息化办公管理系统“移山填海”帮助中国高校实现“现代化、智慧型”管理变革。

 

【协同“移山”,高效公文管理新路径】

 

作为教育事业单位,公文管理是高校最重要的行政办公事务之一,公文管理复杂,数量多、内容杂、追踪难,苦于缺乏有效的管理工具,日常管理中,对公文流转的实时性和文件本身的管理,仍在困扰着很多高等教育机构。

 

致远协同OA公文管理,通过信息化手段对手工公文电子化,完全实现收发签、分类、编号、处理、流转、交换、归档、调阅等的完整、安全过程管控,大幅度提高公文的流转效率,保障了对管理政策的执行。

 

在“公文拟文”环节,文单定义模拟纸质单据,规范填写格式,严格按照公文模版执行公文规范,公文流程清晰可见,可视化跟进;在“正文拟稿”环节,实现公文拟文、审核、审批、签发、复核、封发等操作,支持正文的全文手写批注及修订痕迹保留;在“公文流转”环节,公文流转实时接收、在线处理,处理节点明确授权,责任清晰,意见明确,随公文单持续流转;在“套红封发”环节,公文正文根据模版自动套红,从而完成公文拟文、审批、修改、清稿、套红等一系列成稿签发动作,并形成可交换的正式电子公文。

 

成熟的协同OA系统同时还能对校外收文、处室院系收文、学校内部发文、公文归档、历史公文统计查询等公文管理外延事项进行有效管理。致远协同电子公文管理,完全模拟手工公文处理的流程,全面实现公文的数字化处理,覆盖发文、交换、收文、签报、归档等公文流转的全周期过程管理,实现高校内部规范严谨的电子化无纸化公文管理,流程可视、过程留痕,提高办公效率。

 

【协同“填海”,激发高校会议管理效益】

 

高等学校中,日常大小会议繁多,难在缺乏有效的管理工具,传统管理方式效率低、准确性差,会议资源协调不畅,会议相关人的信息不能得到及时的反馈,难以追中会议精神和决策的执行落地情况。

 

现在,在协同OA系统里,完全可以对会议室资源进行集中管理,实现网上预订、冲突提醒、及时通知等人性化会议管理,提高会议的效率和准确性,有效监督执行。

 

一个高效的会议管理应用,必须能够方便的动态维护、更新会议室资源信息及预定、占用情况。协同OA系统通过会议室资源进行电子化登记管理,动态维护、记录会议室资料及图片等详细信息,并通过使用申请控制特殊会议室的使用。图形化、拖拽操作的会议室申请界面,直观展示会议室占用状态,申请时间冲突自动提醒,清晰的会议审核列表,快速审批,提高效率。在线发起会议邀请通知时,选择时间、会议室、参会人员等,撰写清晰的会议内容及要求,就可轻松发送。在发出的会议通知里,通过回执信息,能够清晰明确的了解参会人的反馈及意见,以便提前做好相关安排。会议结束后,在同一个会议通知里,及时在线整理会议纪要,对会议进行总结和归纳,方便会后资料的留存、会议内容的查询和会议决策的跟催执行。

 

协同OA,让管理不再“文山会海”,极大地激发了会议管理的效率和效益,让学校领导和各层级管理者们尝到了甜头。

 

【事务审批,化繁为简】

 

高校日常管理事务性审批业务量大,校内事务审批繁琐,传统纸质审批难以追踪,相关管理部门对大量事务审批的存档、统计、查询工作也非常麻烦。

 

对学校里的各类行政、教务等事务性审批管理,通过协同OA系统可视化的流程规范校内事务审批的过程管理,提高流转效率,保留过程痕迹。根据校内各机构工作管理范围不同,建立适合的事务性审批应用,实现电子化、规范化事务审批流转,提高办公效率。

 

如“调课申请流程”,系统内进行调课申请,大大节约了授课老师时间,让调课更为及时,利于教务处做更好的教学计划安排,并让相关责任人能及时了解、掌握教学进展;“用章申请流程”,通过印章电子化审批,令学校印章管理更规范、合理,减少申请人部门跑动,使相关责任人能快速审批,全面掌握印章使用过程;“补课申请流程”,通过电子化补课审批,实现补课审批过程快速流转,高效审批,利于教务处及时做好教学计划安排,使相关责任人能全面掌握补课情况。

 

面对高校校办、党办管理的工作请示、用印审批等,教务处管理的调课审批、补课审批等,财务处管理的付款审批、费用报销等,资产处管理的采购审批、领用审批等,学工处管理的奖惩申请、制度审批等,院系办公室管理的请休假审批、教学安排等,通过借助协同OA系统规范化校内日常事务性审批过程,实现无纸化审批流转,过程痕迹保留,提高事务流转的效率。同时将事务信息进行统一管理,便于后续查询分析。

 

【信息发布,安全便捷】

 

社会发展进入信息化时代,很多高校的信息管理还处于较为初级的阶段。建立网站,实现对外信息的及时发布;但往往还缺少一套便捷的内部信息发布途径,信息发布不规范,大多使用电话、邮件、张贴等传统方式,效率低、不易管理,不符合现代化校园建设的需要。

 

在智能的协同OA系统里,高校内部信息管理的思路和实现方式都已经发生了根本性的变化:构建校内网络化信息发布平台,加强信息传递的及时性和准确性,通知公告、新闻资讯、调查讨论等,在有效授权的情况下,可以方便快捷的发布,系统支持阅读数量统计、匿名发帖及回复、置顶精华帖、自定义问卷、结果统计分析等,易管理易维护,专业化系统,人性化体验。统一、多维的学校管理信息发布平台(各学校、各院系、各科室自由配置的门户空间),完美的满足学校对各类信息的分类展示管理,实现多层次、多维度、多视角、全方位、高聚合的信息呈现,也便于在海量信息里进行针对性的检索与查阅。

 

协同OA管理系统成了学校的信息宝库,学校新闻、校内通知、校内公告、人事任免、领导日程安排、院系内信息、处室内信息、领导信息等,授权可控,安全便捷。

 

【移动协同,为“工作自由”而生】

 

随着各高效管理对信息安全的要求越来越高,传统的邮件交流方式,将内部信息暴露在公网,存在很大风险。在学校里,内部信息传递,多是以院系、岗位为维度进行,传统纸质、电话、传真等办公方式费时费力,效率较低,导致内部沟通协作迟缓、散漫。

 

借助协同OA协同事项、即时通讯、信息共享等成熟的办公应用,学校可以将各项工作梳理、分类、汇总,建立网络沟通渠道和信息交流平台,实现信息共享、顺畅沟通、高效协作。

 

致远M1移动协同办公应用,为“工作自由”而生,让高校各级领导、管理人员可以随时随地在手机、平板等智能终端上实现文件审批签阅,随时随地移动办公处理工作,摆脱时间和空间的束缚,在时间、空间维度上扩大领导的有效管理半径,让管理更加灵动而高效,让高校管理者有更多时间和自由来享受生活的乐趣。

 

北京交通大学信息化建设负责人说,致远协同OA办公管理系统实现了学校无纸化办公需求,节约可观的办公成本;流程化审批为广大教职工带来了便捷,大家再也不用在领导门口排队等审批签字了;现在,大家每天可以通过个人空间快速查阅自己的待办事项,跟踪各项审批流程,自由协同、在线交流也让学校教职工沟通更加便利,学校办公管理发生了深刻的变化。

 

纵观高校的管理信息化建设实践,我们不难发现,协同OA为高校创造了巨大的管理价值:固化公文及校内事务审批全过程,规范各环节审批行为,规范管理过程,实现管理制度落地;落实工作安排,建立责任关系,实时掌握工作进展,管控过程和结果,提高执行力;建立沟通协作平台、快速响应校园内外部的变化,以事件为中心,突破时间、空间、部门,顺畅沟通协作,快速形成动态团队紧密合作;电子化网络化事务审批和会议管理可加快工作流转过程,提高工作执行效率,实时监控,快速响应,及时办理;构建统一的信息发布平台,实现学校、院系、处室等多维度的信息展现,传导校园精神,活跃校园氛围;知识统一存储与授权共享,归档各类电子资料,特别是经验型和过程型知识,营造学习氛围,提高教职工综合能力,推进学习型高校建设持续发展。

 

(编辑:网销中国)

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